V GDPR sporoch a kontrolách sa často nerozhoduje na otázke „máte súhlas?“, ale na otázke: viete preukázať, prečo a ako spracúvate údaje, komu ich dávate, ako dlho ich držíte a prečo, a že ste uvažovali o rizikách (a prijali opatrenia).
ROPA (záznamy o spracovateľských činnostiach) a LIA (test oprávneného záujmu) sú v praxi jadrové dokumenty zodpovednosti.
TL;DR
-
ROPA je mapa spracúvania: účely, údaje, príjemcovia, retencia, bezpečnosť.
-
LIA je zdôvodnenie oprávneného záujmu: účel → nevyhnutnosť → balans práv.
-
Nejde o papierovanie: dokumenty pomôžu aj pri incidentoch a žiadostiach (prístup/výmaz).
-
Prepojte to s dodávateľmi: GDPR DPA checklist (2026)
-
Pri marketingu/cookies a monitoringu je to citlivé:
- Monitoring zamestnancov a GDPR (2026)
ROPA v praxi: odkiaľ začať
1) Zozbierajte procesy (nie systémy)
Namiesto „máme Google Drive“ píšte procesy:
-
fakturácia a účtovníctvo,
-
CRM a obchod,
-
newsletter,
-
HR a mzdy,
-
reklamácie a zákaznícka podpora,
-
bezpečnosť (kamerový systém, prístupy).
2) Pri každom procese vyplňte jadro
-
účel spracúvania,
-
kategórie dotknutých osôb,
-
kategórie údajov,
-
právny základ (zmluva, zákonná povinnosť, oprávnený záujem, súhlas),
-
príjemcovia/sprostredkovatelia,
-
prenosy (ak relevantné),
-
retencia (doba/kritérium),
-
bezpečnostné opatrenia.
3) Nastavte aktualizáciu
ROPA má byť „živá“: vlastník dokumentu + revízia pri zmenách dodávateľov, webu, HR procesov.
LIA v praxi: jednoduchý rámec
-
Účel – čo chcete dosiahnuť (bezpečnosť, prevencia podvodov, marketing).
-
Nevyhnutnosť – prečo to bez toho nejde (a či existuje menej invazívna alternatíva).
-
Balans – prečo vaše záujmy neprevažujú práva osôb (primeranosť, informovanie, možnosť namietať).
Mini‑šablóna ROPA (skopírujte do Excelu)
| Proces | Účel | Právny základ | Kategórie údajov | Príjemcovia | Retencia | Opatrenia |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fakturácia | plnenie zmluvy, účtovníctvo | zmluva / zákonná povinnosť | identifikačné, kontaktné, platobné | účtovník, banky | podľa zákona/primerane | prístupy, zálohy |
| Newsletter | marketing | súhlas alebo oprávnený záujem (LIA) | e‑mail, preferencie | e‑mailing nástroj | do odvolania/primerane | odhlásenie, logy |
| HR a mzdy | pracovnoprávna agenda | zákonná povinnosť / zmluva | údaje zamestnancov | mzdár, SP/ZP | podľa zákona/primerane | obmedzený prístup |
| Kamerový systém | bezpečnosť | oprávnený záujem (LIA) | obrazový záznam | správca systému | krátka doba/primerane | zabezpečený prístup |
Najčastejšie chyby
-
ROPA je zoznam systémov, nie procesov – a potom nepomáha.
-
Retencia je „navždy“ bez odôvodnenia.
-
Oprávnený záujem sa používa bez LIA (a bez možnosti namietať).
-
Dodávatelia nie sú pokrytí DPA: DPA checklist (2026)
Aktualizované k dátumu
Aktualizované k 17.01.2026.
Právne upozornenie
Tento článok je informatívny. Povinnosti pri GDPR dokumentácii závisia od procesov, rozsahu spracúvania a aktuálnych usmernení.